Anticiper le passage à la facturation électronique

Objectifs et calendrier de la réforme fiscale

La généralisation du format de facture électronique découle d’une réforme fiscale qui a pour but de renforcer la prévention et la lutte contre la fraude à la TVA. Elle permettra également à terme, de diminuer le temps et le coût du traitement des factures, et d’améliorer la connaissance de la conjoncture économique par des remontées d’informations en temps réel sur l’activité des entreprises.

Son calendrier d’application est progressif selon les tailles d’entreprises jusqu’à son application à toutes les entreprises françaises sans exception à partir de 2024.

Notions importantes :

Le E-INVOICING désigne la facturation électronique depuis le dépôt, la transmission, et le suivi des factures B2B et B2G (Business to Government)

Le E-REPORTING consiste à transmettre les données nécessaires au pré-remplissage de la déclaration de la TVA à l’administration fiscale.

Les formats de facture

Si le format PDF restera toléré jusqu’en 2026, de nouveaux formats de factures obligatoires feront leur apparition avec cette réforme :

• Factur-X qui est le format proposé dans Sage X3 pour l’émission de factures. Il s’agit d’un format mixte ou hybride, qui correspond à un fichier PDF contenant à la fois une partie lisible de la facture, et des données structurées au format XML.
• UNCEFACT-CII
• UBL

Circuits de facturation :

De nouveaux circuits obligatoires de circulation des factures émergent de cette réforme fiscale avec l’apparition de nouveaux acteurs : des plateformes privées, des opérateurs de dématérialisation, et une plateforme publique.

La plateforme publique (PPF)

Anciennement baptisée Chorus Pro, la plateforme publique s’appellera désormais Portail Public de Facturation ou PPF. Ce portail pourra être la plateforme d’échange gratuite, choisie par les entreprises. Elle concentrera les flux à destination de l’administration fiscale, et proposera notamment :

• un annuaire centralisé contenant les informations nécessaires au routage des factures à destination des entreprises
• L’archivage et le stockage des factures avec valeur probante de 10 ans si elle est la plateforme émettrice de la facture
• La conversion des formats du socle minimal (Factur-X / UBL / UNCEFACT CII)

Les plateformes privées (PDP)

Les Plateformes de Dématérialisation Partenaires ou PDP seront immatriculées pour 3 ans et auditées régulièrement. Les conditions requises pour être PDP nécessitent de mettre en place un haut niveau de sécurité : il faudra notamment être certifié Iso27001 dès la demande d’immatriculation.

Afin d’assurer le routage des factures, seules les PDP auront accès à la partie de l’annuaire qui permettra d’identifier la(les) Plateforme(s) de réception choisie(s) par chaque entreprise.

Les PDP offriront par ailleurs des services enrichis par rapport à la PPF, par exemple la possibilité d’utiliser des formats ne faisant pas partie du socle minimum, tels que Edifact.

Les opérateurs de dématérialisation (OD)

Les Opérateurs de Dématérialisation ou OD, sont des prestataires offrant des services de dématérialisation des factures (en EDI ou via API). Ce sont des intermédiaires entre les entreprises et les plateformes. Ils ne remplacent pas les plateformes privées, mais permettent de transporter et/ou dématérialiser les factures à destination ou en provenance des PDP ou du PPF.

Comment anticiper le passage à la facturation électronique dès aujourd’hui ?

Si la réforme ne sera complètement mise en œuvre qu’à partir de 2024, les maîtres mots sont Anticiper Comprendre et Communiquer. La facturation électronique ne revêt pas uniquement un enjeu technique lié à un choix de solution, elle implique également une évolution de votre organisation.

Au sein de votre organisation :

Le véritable enjeu est de pouvoir bien négocier cette transformation au sein de votre organisation, laquelle peut passer par plusieurs étapes :

• Nommer un référent « facture électronique »
• Inventorier et moderniser les solutions de gestion / comptabilité de votre entreprise
• Organiser votre activité pour que la collecte de la TVA soit fluide et automatisée
• Anticiper les modifications dans l’organisation pour répondre aux nouveaux usages : nouveau cycle de vie des factures, meilleur suivi des statuts, gestion des règlements…
• Veiller à la formation sur la facture électronique des collaborateurs comptables de l’entreprise
• Echanger avec votre expert-comptable
• Connaître les publications de l’administration fiscale que vous pouvez consulter en suivant ce lien.

Au niveau du Système d’Information :

Au niveau du système d’informations, un certain nombre d’actions peuvent être menées en amont pour faciliter le passage à la facturation électronique.

• Actualiser les fiches Tiers avec les éléments nécessaires au traitement des factures électroniques (Siret, adresses, n° TVA intracommunautaire)
• Privilégier l’envoi de factures digitales pour commencer à habituer vos clients
• Veiller à la bonne application des mentions légales sur les factures
• Organiser les flux de gestion des achats selon la nature des factures d’achats (factures frais généraux vs factures d’achats liées aux stocks)
• Favoriser l’automatisation de l’enregistrement des factures d’achats en comptabilité (OCR, IA) et du rapprochement des factures (achats stockés) avec leurs bons de commandes, bon de livraisons ou réception.

Sage X3 évolue et s’adapte à cette réforme

Arcanes a choisi Sage Youdoc pour l’acquisition des factures fournisseurs et la transformation en écritures comptables. Par ailleurs, dans ses prochaines releases, Sage X3 proposera en standard l’émission de factures au format Factur-X tout en préservant les formats préexistants tels que Edifact et la réception des données structurées en vue de l’imputation comptable : un webinar dédié à la facturation électronique avec l’ERP Sage X3 a eu lieu le 7 février 2023. N’hésitez pas à demander le replay à l’aide du bouton ci-dessous.