Témoignage :
Comment Sage X3 et Arcanes WMS répondent aux exigences de l’industrie agroalimentaire ?
Le cas de l’entreprise OSF Flavors
Fondée il y a plus de 40 ans, OSF Flavors conçoit des arômes pour l’industrie agroalimentaire. L’entreprise opère à l’international avec quatre sites stratégiques répartis sur plusieurs continents (Amérique, Europe, Asie et Afrique), comprenant des centres R&D, des antennes commerciales et des sites de production.
L’entreprise allie innovation et savoir-faire pour concevoir une large gamme d’arômes, qu’elle peut aussi développer à façon pour répondre aux besoins spécifiques de ses clients. Pour répondre à des normes toujours plus strictes et faire face aux exigences croissantes en matière de traçabilité, l’entreprise devait surmonter plusieurs défis logistiques et opérationnels.
C’est dans ce contexte qu’OSF a choisi de s’appuyer sur Sage X3 et le WMS Arcanes, deux solutions qui ont permis à l’entreprise de repenser ses processus et d’optimiser ses performances. Rencontre avec Amandine Anselme, Food Scientist chez OSF Flavors, pour comprendre comment cette transformation s’est opérée.
Mettre en lumière les défis d’une organisation complexe
Avec quatre sites stratégiques et plus de 100 collaborateurs, OSF Flavors fait face à des enjeux logistiques de taille. Alors que l’ancien système de gestion des stocks de l’entreprise reposait sur des transferts de fichiers à plat, cette configuration limitait la fluidité des opérations et générait de nombreux blocages : “Nous avions des problèmes récurrents avec les allocations de stocks, ce qui ralentissait nos opérations et augmentait le risque d’erreurs.” souligne Amandine Anselme.
À ces contraintes s’ajoutait une traçabilité insuffisante au regard des objectifs qualité et de la rigueur imposée au sein d’OSF. Les normes telles que “SQF level 3” (Safe Quality Food niveau 3 – le plus strict et le plus exigeant) aux États-Unis, et FSSC 22000 en France imposaient une transparence totale à chaque étape de fabrication et d’expédition. “Nous devions absolument remettre nos processus à plat pour répondre aux exigences des certifications et des audits.”
Enfin, les inventaires, autrefois longs et fastidieux, étaient source d’une trop grande consommation de temps qu’OSF souhaitait corriger.
Une solution tout-en-un pour une transformation réussie
Face à ces défis, OSF a fait le choix stratégique de s’appuyer sur Sage X3, déjà utilisé depuis plus de dix ans dans l’entreprise, et sur la solution WMS Arcanes, spécialement conçue pour optimiser la logistique. “Le fait que le WMS soit intégré à Sage X3 a été un argument décisif dans le remplacement de notre logiciel logistique. Avec une base de données unique, la gestion des stocks et des mouvements est désormais instantanée et beaucoup plus fluide.” explique Amandine Anselme.
Mais ce n’est pas uniquement la technologie qui a séduit OSF. La relation humaine et l’accompagnement offerts par Arcanes ont joué un rôle déterminant dans cette décision. “Nous avons eu de nombreux échanges avec l’équipe d’Arcanes afin de bien cibler nos besoins spécifiques et les attentes que nous avions depuis longtemps sur un tel logiciel. L’écoute, l’investissement de chaque personne, la phase d’analyse et d’échange entre Arcanes et OSF a fait toute la différence. Cela nous a donné beaucoup de confiance pour nous lancer dans ce projet ambitieux de changement de logiciel.“
Pour sécuriser la mise en œuvre, OSF a choisi une approche progressive, mais plutôt “agressive” selon les termes employés par Amandine Anselme. En effet, le projet n’a pas démarré par la France, mais directement par les USA, qui ont bénéficié les premiers de la phase pilote et de l’installation complète. “Démarrer le projet aux États-Unis était un risque pour nous. D’abord parce qu’il s’agit de notre plus gros site de production, et qu’une interruption de l’activité était inenvisageable. Ensuite, la localisation soulevait plusieurs inquiétudes : déplacement des équipes et assistance sur place, décalage horaire, barrière de la langue pour la compréhension des enjeux et besoins. Enfin, il fallait coordonner toutes les étapes du projet afin de tenir les délais, car c’est sur ce site que le besoin était le plus urgent et nécessaire. Grâce à Arcanes et l’investissement de chacun, le projet a été mené avec succès malgré sa complexité.”
Des résultats mesurables et des processus fluidifiés
Un an après la mise en œuvre, les bénéfices sont déjà visibles :
- Une traçabilité renforcée : "Aujourd’hui, nous pouvons suivre chaque étape beaucoup plus précisément, du matériel utilisé aux palettes expédiées. Les audits se déroulent sans accroc, nous avons toutes les données nécessaires à portée de main, et les auditeurs sont plutôt impressionnés par nos logiciels en place."
- Des inventaires simplifiés : "Grâce au WMS, nous avons réduit nos inventaires de quatre jours à seulement deux. Cela a été une véritable révolution pour nos équipes en termes de simplicité d'utilisation, de comptage et de saisie des informations."
- Une conformité assurée : "Avec Sage X3 et le WMS, nous pouvons garantir à nos clients que leurs commandes respectent les normes les plus strictes, de la fabrication à la livraison."
- Une responsabilisation accrue des équipes : "Les processus sont tellement intuitifs que tout le monde est capable de gérer les mouvements de stocks. Cela a non seulement amélioré la productivité, mais aussi renforcé l’engagement des équipes."
Un regard tourné vers l’avenir
Alors que les résultats sont prometteurs, OSF ne compte pas s’arrêter en si bon chemin. L’entreprise envisage plusieurs projets ambitieux, notamment :
- La migration vers Sage X3 V12, pour bénéficier des dernières avancées technologiques.
- L’intégration d’un outil d’ordonnancement connecté à Sage X3, destiné à optimiser davantage les processus de planification et de production.
“Avec Arcanes comme intégrateur unique pour Sage X3 et le WMS, nous gagnons en fluidité et en efficacité. Cela nous permet de nous concentrer sur nos projets futurs et d’aller encore plus loin dans notre transformation digitale.” ajoute Amandine Anselme.
Une collaboration marquée par la confiance et la satisfaction
Pour Amandine Anselme, le succès du projet repose avant tout sur une collaboration de qualité avec l’équipe d’Arcanes :
“Leur accompagnement a été exceptionnel, tant sur le plan technique qu’humain. Nous avons travaillé main dans la main pour surmonter les défis et aboutir à une solution qui répond parfaitement à nos besoins.”
Et si elle devait résumer cette expérience en une phrase ? “Sage X3 et le WMS Arcanes ont transformé nos opérations. C’est une solution robuste et adaptée, soutenue par une équipe d’experts passionnés. Nous sommes ravis du résultat.”
Avec une telle dynamique, OSF Flavors illustre parfaitement comment une vision stratégique et des solutions bien choisies peuvent transformer les défis opérationnels en leviers de croissance.